Erstinformation gem. Art. 13 DSGVO

Mit Hinblick auf die Anmeldung und Nutzung des Bewerberprotals informieren wir Sie nachfolgend, unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

JENOPTIK AG

Carl-Zeiß-Straße 1;07743 Jena, Deutschland

Telefon: +49 3641 65-0; Telefax: +49 3641 424514

E-Mail: info@jenoptik.com; Website: www.jenoptik.de

2. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragte der JENOPTIK AG

Carl-Zeiß-Straße 1; 07743 Jena Deutschland

Tel.: +49 3641 65-2340; E-Mail: data-protection@jenoptik.com

3. Zweck und Umfang der Verarbeitung

3.1 Registrierung (Erstellung eines Accounts)

Für eine Bewerbung nutzen wir ein Karriereportal. Zur Nutzung des Portals ist eine Registrierung notwendig. Das Portal unterstützt uns dabei, Ihre Daten verschlüsselt an die Personalabteilung zu übermitteln. Sollten Sie uns eine postalische Bewerbung zukommen lassen, so wird die Erfassung der Bewerbung im Karriereportal von der Personalabteilung übernommen. Für eine Bewerbung und Registrierung im Karriereportal werden folgende Daten verarbeitet:

• Vor-, Nachname
• Passwort
• E-Mailadresse
• Land/Region des Wohnorts

Die Verarbeitung der Daten zur Registrierung ermöglicht es Ihnen, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen vervollständigen, verwalten und ändern können.

3.2 Bewerbungsverfahren

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten um ausgeschriebene Stellen zu besetzen und um qualifizierte Bewerber/innen auszuwählen. Unter anderem beinhaltet dies folgende Daten:

• Vor-, Nachname
• Geburtsdatum
• Titel
• Geschlecht
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Bilder
• Werturteile/ Zeugnisse
• Qualifikationsdaten
• Sonstige Angaben enthalten im Lebenslauf etc.

Im Rahmen der Bewerbung können auch besondere Kategorien von Daten wie religiöse oder philosophische Überzeugungen, Mitgliedschaften in einer Gewerkschaft oder politischen Partei, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben usw. verarbeitet werden. Wir empfehlen, Daten dieser Art nach Möglichkeit nicht an uns zu übermitteln.

3.3 Pre-Employment Screening und Background-Checks

Soweit rechtlich zulässig, branchenüblich und in Bezug auf die zu besetzende Stelle sinnvoll, können wir einzelne einschlägige Daten zu Ihrer Bewerbung auch in Karriereportalen (Indeed, Linkedin) oder mit allgemeinen Suchmaschinen erheben, sofern sie dort allgemein verfügbar sind oder von Ihnen freigegeben wurden. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir uns von Ihrem früheren Arbeitgeber, soweit rechtlich zulässig, bestimmte Angaben bestätigen lassen. Ein KI-basiertes „Scraping“ (oder andere KI-basierte Verfahren ) wird in Bewerbungsverfahren bei den Gesellschaften des JENOPTIK-Konzerns ebenso wenig eingesetzt, wie das Erheben von Daten, die keinen Bezug zu Ihren Qualifikationen haben.

3.4 Wiederansprache und Übermittlung

Sollten Sie sich für die Option entscheiden, in unseren Talent-Pool aufgenommen zu werden, dann erheben wir keine zusätzlichen Daten von Ihnen, jedoch handelt es sich dabei um eine Ausweitung der Verarbeitung. Die im Bewerbungsverfahren angegebenen Daten sind dann für zukünftige Stellen länger abgespeichert, für eine breitere Zahl an Jenoptik-Gesellschaften einsehbar und die Gesellschaften können mit offenen Stellen auch auf Sie zukommen. 

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

4.1 Bewerbungsverfahren

Ihre Angaben werden für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verwendet. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs. 1 lit b) DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO.

Weiterhin können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich sein sollte. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr möglicher Rechtsansprüche sowie dem Nachweis, dass wir gesetzlichen Anforderungen (zum Bsp. aus dem AGG) nachkommen.

4.2 Wiederansprache und Übermittlung

Die Verarbeitung der Daten im Rahmen des Talent-Pool basiert auf Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO.

5. Dauer der Speicherung

5.1 Registrierung und Bewerbungsverfahren

Eine über die beschriebene Nutzung hinausgehende Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten findet nicht statt. Ihre personenbezogenen Daten werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen unsererseits entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Die Accountdaten werden sechs Monate nach Inaktivität des Accounts gelöscht.

5.2 Wiederansprache und Übermittlung  

Bei einer Einwilligung in die Verarbeitung im Rahmen des Talent-Pool werden Ihre Daten ergänzend sechs Monate länger gespeichert.

6. Empfängerkategorien

6.1 Bewerberprotal und Bewerbungsverfahren

Innerhalb des JENOPTIK Konzerns erhalten Zugriff auf Ihre Bewerberdaten die Gesellschaften, bei denen Sie sich auf eine Stelle bewerben. Dies kann jede mit der JENOPTIK AG verbundene Gesellschaft nach § 15 AktG sein. Eine Aufzählung dieser Unternehmen finden Sie unter folgendem Link: https://www.jenoptik.de/ueber-jenoptik/unternehmensstruktur/standorte

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens erfolgt nur, wenn Bestimmungen dies erlauben, gebieten oder wir anderweitig zur Datenweitergabe befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen, bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

In seltenen Einzelfällen von Wartung oder zur Störungsanalyse können Supportpartner von Hard- oder Software eingesetzt werden. Mit diesen werden die gesetzlich vorgesehenen vertraglichen Regelungen zur Zweckbindung und Vertraulichkeit abgeschlossen.

6.2 Wiederansprache und Übermittlung

Sollten Sie in die Verarbeitung im Rahmen des Talentpools eingewilligt haben oder für Ihre Profilsichtbarkeit „weltweilt“ oder „national“ ausgewählt haben, können alle mit dem Konzern der JENOPTIK AG verbundenen Unternehmen nach § 15 AktG Empfänger Ihrer Daten werden. Eine Aufzählung dieser Unternehmen finden Sie unter folgendem Link: https://www.jenoptik.de/ueber-jenoptik/unternehmensstruktur/standorte

7. Empfänger außerhalb des EWR

Zum Zwecke des Risikomanagements und des Sanktionslistenscreenings werden Ihre personenbezogenen Daten aus der Bewerbung an Dow Jones & Company Inc. (4300 U.S. Route 1 North Monmouth Junction, NJ 08852) weitergegeben. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der Kommission gem. Art. 45 DSGVO vorliegt, stellen wir über vertragliche Regelungen (namentlich den EU-Standardvertragsklauseln) ein geeignetes und angemessenes Sicherheitsniveau für Ihre personenbezogenen Daten sicher.

8. Betroffenenrechte

Sie haben als betroffene Person die nachfolgend aufgeführten Rechte. Für die Geltendmachung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten.

8.1 Auskunft

Sie haben das Recht auf Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten und darüber, wie wir diese Daten erheben, verarbeiten und speichern, Art. 15 DSGVO.

8.2 Berichtigung/ Ergänzung

Sie können die Berichtigung bzw. Ergänzung unrichtiger bzw. unvollständiger Sie betreffender Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

8.3 Widerruf einer erteilten Einwilligung

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

8.4 Widerspruchsrecht bei Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen und im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) und f) DSGVO)

Sie können einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf der Grundlage berechtigter Interessen erfolgt, jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Art. 21 Abs. 1 DSGVO.

8.5 Löschung

Sie haben nach Art. 17 DSGVO in bestimmten Situationen das Recht, die Löschung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Zum Beispiel können Sie die Löschung verlangen, wenn die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich sind bzw. unrechtmäßig verarbeitet werden, oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen oder einen Widerspruch gegen die Verarbeitung erklärt haben; Ihre personenbezogenen Daten können wir jedoch nur dann löschen, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zu deren Aufbewahrung besteht bzw. kein vorrangiges Recht zur Aufbewahrung vorliegt.

8.6 Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO auch die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.

8.7 Datenübertragbarkeit

Sie haben in bestimmten Fällen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Zugleich haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln bzw. sofern technisch machbar, von uns übermitteln zu lassen, Art. 20 DSGVO.

8.8 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO oder sonstiges Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden. Die für uns zuständige Aufsicht ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI); Postfach 90 04 55; 99107 Erfurt; E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de .

Sie können Ihre Beschwerde aber auch an jede andere Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes eines mutmaßlichen Verstoßes einlegen.

Stand: Juli 2023